この訓令は、本市における公文書(以下「文書」という。)の作成に必要な基本的事項について定めるものとする。

第2　文書作成の基本

文書は、簡潔かつ的確であるとともに、分かりやすく見やすいものとしなければならない。

第3　用紙等の規格及び用い方

1　用紙及びその用い方

用紙は、原則として、日本工業規格によるA4判(A列4番)を縦長に用いる。A判により難い場合は、A5判以下のA列の用紙を用いることができる。A3判は原則として用いない。

なお、図面、地図、写真、表彰状、ポスター等は、この限りでない。

2　用紙のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書き文書については、この限りでない。

第4　左横書き

文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

1　法令等で様式が縦書きと定められており、それによらなければならないもの

2　賞状、表彰状、式辞その他の刊行物等であって、特に縦書きが必要とされるもの

第5　文体

本文に用いる文体は、「ます体」を用いる。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

1　法令等で様式が定められており、それによらなければならないもの

2　条例、規則、告示、訓令、契約及び議案

第6　文書作成上の注意事項

1　本文は、1字分を空けて書き始める。本文の中で行を改めた場合も、同様とする。

2　「ただし」、「この場合」等で始まる文は、行を改めない。

3　「なお」書き及び「おって」書きは、行を改める。

4　「記」をおく場合は、本文中に「下記のとおり」と記しておく。

「記」をおかない場合は、「次のように」とする。

5　文書番号と発信年月日とは、文書の左とじを基準として考えて右上部の位置に初字及び終字をそろえて書き、右端を1字分空ける。

6　あて先(受信者)は、発信者よりも上の行に書く。

7　公印は、発信者名の終字に掛けて押す。

8　文書には、内容の趣旨が簡潔に分かる題名を付する。題名の末尾には、文書の性質を表す語句を付ける。

(例)(通知)(照会)(回答)(報告)(依頼)

題名は、3字分を空けて書きだし、その長いものは右から4字目で終わり、2行以上にわたるときも、同様とする。

9　契印は、用紙の上欄中央に押す。

第7　用字用語

文書における用字用語は、次のとおりとする。

1　用字用語の用い方

漢字、平仮名、片仮名及びローマ字については、原則として、次によるものとする。

なお、漢字の音訓使用及び送り仮名の付け方については、併せて「公用文における漢字使用等について」(平成22年11月30日内閣訓令第1号)による。

(1)　漢字

「常用漢字表」(平成22年11月30日内閣告示第2号)の本表及び付表

(2)　平仮名

仮名は、原則として平仮名を用いる。

ア　仮名遣い

「現代仮名遣い」(昭和61年7月1日内閣告示第1号)

イ　送り仮名

「送り仮名の付け方」(昭和56年10月1日内閣告示第3号)

(3)　片仮名

外国の地名及び人名、外来語及び外国語については、原則として片仮名を用いる。

(4)　ローマ字

「ローマ字のつづり方」(昭和29年12月9日内閣告示第1号)

2　数字の書き方

(1)　数字は、次に掲げるような場合を除いて、アラビア数字を用いる。

ア　固有名詞　(例)二重橋　三の丸　四国　九州

イ　概数を表す語　(例)二、三日　四、五人　数十日

ウ　数量的に意味の薄い語　(例)一般　一部分　七転八倒

エ　単位として用いる語　(例)100万　1,200億

オ　習慣的な語　(例)一休み　二言目　三月(みつき)

(2)　1,000以上の数字には、3けたごとに、区切り符号の「,」を付ける。ただし、年号、文書番号、電話番号などには、区切り符号を付けない。

(3)　小数及び分数の書き方は、次の例による。

ア　小数　0.12

イ　分数　　1／2　2分の1

(4)　日付、時刻及び時間の書き方

ア　日付　平成11年4月1日(平成11.4.1)

イ　時刻　午後3時30分又は15時30分(15：30)

ウ　時間　9時間30分

3　符号・記号の用い方

(1)　見出し符号

ア　項目を細別する場合は、次の例による。ただし、項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から始めることができる。

第1

1

(1)

ア

(ア)

a

(a)

イ　見出し符号の次は、1字分の空白とする。

(2)　句点は、「。」(まる)、読点は、「、」(てん)を用いる。

(3)　「・」(なかてん)は、名詞を並列する場合、外来語等で複合した語であることを示す場合等に用いる。

(4)　「「　」」(かぎ括弧)は、語句を引用する場合、用語を定義する場合等に用いる。

(5)　「(　)」(括弧)は、語句等の後で説明する場合、法令等の見直し等に用いる。

(6)　「．」(ピリオド)は、小数点の位置を示す場合、単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

(7)　「～」(なみがた)は、「…から…まで」を示す場合に用いる。

(例)岩井～水戸　第1号～第10号

(8)　「―」(ダッシュ)は、語句の説明や言い換えなどに用い、また、丁目、番地などを省略する場合に用いる。

(例)岩井1―20―35

(9)　「：」(コロン)は、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合などに用いる。

(例)電話：35―2121

(10)　同じ漢字が続くときは、繰り返し符号の「々」を用いることができる。また、「〃」は、表などで用いることができる。

(例)人々　国々

(注)「民主主義」などのように、次に続く漢字が異なった意味であるときは、用いない。

(11)　傍点及び傍線は語句を強調し、又は語句について注意を促すために用いる。

(注)そ・菜　かん・・詰　やさしく書くと能率的である。

第8　法令用語

条例、規則、議案の法令用語における用字用語の用い方については、基本的には一般文書と同様であるが、「法令における漢字使用等について」(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)などの例によるものとする。

附則

附則(平成22年訓令第14号)