○坂東市電子文書取扱要綱

平成17年3月22日

訓令第13号

(趣旨)

第1条 この訓令は、各課等に配置しているパーソナルコンピュータ等により通信回線を利用し送受信する文書その他の電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいい、総合行政ネットワークシステム文書(坂東市総合行政ネットワークシステム文書取扱要綱(平成17年坂東市訓令第12号。以下「総合行政ネットワークシステム文書要綱」という。)第2条第1項第2号に規定する総合行政ネットワークシステム文書をいう。)を除く。以下「電子文書」という。)に係る取扱いについて、坂東市文書管理規程(平成17年坂東市訓令第6号。以下「文書管理規程」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令における用語の意義は、この訓令に定めるもののほか、文書管理規程の定めるところによる。

(施行対象文書)

第3条 電子文書として施行することのできる文書は、公印及び契印の押印を省略することができる文書であって、次に掲げるものとする。

(1) 職員のみを構成員とする会議の通知、各課又は出先機関に対する事務連絡等

(2) 通知、照会等で軽易なもの

(3) 照会先等から電子文書による回答等を求められているもの

(4) 職務上秘密文書の取扱いを要しないもの

(5) 個人のプライバシーに関する内容が含まれていないもの

(電子文書の受信等)

第4条 電子文書は、各課等の文書取扱者又は主管課長が指定した者が受信し、又は受領するものとする。ただし、電子文書のうち、総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録で電子署名(総合行政ネットワークシステム文書要綱第2条第1項第1号に規定する電子署名をいう。)が行われていないものは、総務課長が受信するものとする。

2 受信し、又は受領した電子文書のうち軽易なもの以外のものについては、用紙に出力し、文書管理規程に定める手続を行うものとする。

(起案用紙等への表示)

第5条 電子文書として施行する文書を含む起案文書については、起案用紙の先方の住所・氏名右下欄に「電子文書」と朱書きするものとする。また、文書の供覧については、原議書右下部に同じく朱書きするものとする。

(発信等による施行)

第6条 電子文書は、主管課において発信し、又は発送するものとする。ただし、郵送又は使送により発送するものについては、この限りでない。

2 前項の規定により主管課が発信し、又は発送した電子文書に係る原議書には、当該電子文書を発信し、又は発送した職員が、当該発信又は発送を行った年月日を記入し、署名又は押印をするものとする。

3 施行する電子文書の日付は、発信日又は発送日とする。

附 則

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

坂東市電子文書取扱要綱

平成17年3月22日 訓令第13号

(平成17年3月22日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第4節 情報管理
沿革情報
平成17年3月22日 訓令第13号