○坂東市文書管理規程

平成17年3月22日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 収受及び配布(第10条―第18条)

第3章 処理(第19条―第23条)

第4章 作成(第24条―第33条)

第5章 決裁及び合議(第34条―第44条)

第6章 浄書及び発送(第45条―第54条)

第7章 整理、保管及び保存(第55条―第58条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書の収受、配布、浄書、発送、編さん、保存その他文書の取扱いに必要な基準を定め、その適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(適用)

第2条 文書の取扱いについては、別に定めのあるものを除き、この訓令の定めるところによる。ただし、緊急のためこの訓令によることができないときは、適切な処置をとり、事後この訓令の定める手続をとらなければならない。

(用語の定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員がその職務に用いることを目的として作成し、又は取得した書類、帳票、図面、資料、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。ただし、金券、有価証券、新聞及び図書として取り扱われるもので別に定めのあるときは、その定めによる。

(3) 課 坂東市行政組織規則(平成17年坂東市規則第2号)第2条別表第1に掲げる課及び会計課をいう。

(4) 普通文書 親展文書、審査請求書、現金等の添付してある文書及び電報以外の文書をいう。

(5) 親展文書 「親展」若しくは「秘」の表示のある文書又はこれに準ずると認められる文書をいう。

(6) 審査請求書 審査請求書その他文書の到着日時が権利の得失又は変更に関する文書をいう。

(7) 現金等の添付してある文書 現金又は金券若しくは有価証券の添付してある文書をいう。

(8) 行政記録 行事、事故、特異な現象等市政の沿革に関し、参考となる各種の記録をいう。

(9) 計数資料 将来、事業及び事務改善を計画するに当たり、その基礎資料となる日報、月報、年報、統計等定期的に作成される各種の資料をいう。

(10) 起案 事案を処理するため、文書その他の方法によりその方針又は具体的内容などの案を起こすことをいう。

(11) 供覧 文書を関係者及び上司の閲覧に供することをいう。

(12) 報告 事務の処理状況、経過及び結果その他必要な情報を文書その他の方法により関係者及び上司に伝達することをいう。

(13) 原議 決裁の終了した起案文書をいう。

(14) 決裁 市長又は専決権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が、その権限に属する事務の処理につき意思決定することをいう。

(15) 起案文書 事案を処理するために、起案又は報告などの方法により決裁を受けるべき文書をいう。

(16) 合議 事務内容が他の課に関係し、主管課のみで処理できないものについて、関係課と協議し、承認を求めることをいう。

(17) 後閲 決裁権者が不在のため代決した場合において、事後にその事項について決裁権者の承認を受けることをいう。

(18) 保管 文書を主管課等の事務室内に収納し、当該主管課等が管理することをいう。

(19) 保存 保管期間が経過した文書を主管課等の長が総務課長の指示に従い、文書庫に収納し、管理することをいう。

(事務処理の原則)

第4条 事案の処理は、文書により行う。なお、次に掲げる場合は、事後直ちに文書にまとめて処理しなければならない。

(1) 口頭又は電話により、重要若しくは複雑な事務を処理したとき。

(2) 会議又は会合などにおいて、重要若しくは複雑な事項を決定し、又は打ち合わせたとき。

(3) 前2号の場合において、簡易な事項でも事後に関係あるか又は参考になると認められるとき。

2 文書の取扱いについては、常に迅速かつ正確を期するとともに、その経過と責任の所在を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第5条 総務課長が行う職務は、次に掲げるとおりとする。

(1) 文書の収受、配布及び発送

(2) 文書の主管の判断

(3) 各課長に対する文書処理の指導

(4) 例規文書、市議会に提出する議案の審査

(5) 保存文書の引継ぎ、管理及び廃棄

(6) 保存文書の閲覧及び貸出し

(7) 書庫の整理整とん

(課長の職務)

第6条 各課長は、常に課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第7条 文書事務を円滑適正に行わせるため、各課に文書取扱者を置き、庶務担当係長の職にある者をこれに充てる。ただし、庶務担当係長が欠けている場合は、課長が指定する者をこれに充てる。

(文書取扱者の職務)

第8条 文書取扱者は、その課における文書事務が第4条の定めるところにより適切に行われるよう常に留意し、その円滑な処理に努めるとともに、次に掲げる事務を行うものとする。

(1) 配布された文書の受領及び点検

(2) 起案文書の審査

(3) 非常持出しを要する文書の指定

(4) 文書処理状況の点検及び整理の促進

(5) 保存を必要とする文書の引渡し

(文書の取扱いに必要な帳票その他の様式)

第9条 この訓令に定める文書の取扱いに必要な帳票その他の様式は、次に掲げるとおりとする。

(1) 受付印(様式第1号)

(2) 文書受付簿(様式第2号)

(3) 起案用紙(様式第3号)

(4) 処理印(様式第4号)

(5) 経由印(様式第5号)

(6) 文書経由簿(様式第6号)

(7) 文書発送簿(様式第7号)

(8) 公布令達簿(様式第8号)

(9) 郵便切手等受払簿(様式第9号)

(10) けい(様式第10号)

第2章 収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第10条 市に到着した文書及び物品は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において収受し、次によって処理しなければならない。

(1) 普通文書は、開封せずに総務課の文書区分箱により配布する。ただし、配布先が確認できないものについては、開封し、確認の上配布する。

(2) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の文書は、開封せず封筒の余白に受付印を押すとともに、文書受付簿に必要事項を記入し、各課又は名あて人に配布し、受領印を徴する。ただし、配布先が確認できないものについては、開封し、確認の上同様の取扱いをする。

(3) 親展文書は、開封せず、名あて人に配布する。

(4) 物品は、開封せず第1号に準じて処理する。

(5) 電子文書については、別に定める。

2 郵便料未払又は不足の文書については、総務課長が必要と認めたものについてその未払料金又は不足料金を支払い、これを収受することができる。

(口頭及び電話によるものの受付)

第11条 口頭又は電話により通知若しくは照会があったときは、各課において速やかに処理する。

(各課で直接受領した文書の取扱い)

第12条 出張先又は会議などで、各課が直接受領した文書は、直ちに総務課に回付し、第10条の手続をとらなければならない。

(収受の特例)

第13条 定例的な届出、申請書又は一時的に多数を収受する文書については、第10条の規定にかかわらず、直接主管課で収受することができる。

(2課以上に関係する文書の配布)

第14条 文書の内容が2課以上に関係するものは、その関係の深い課に配布する。

(直接関係のない文書の返還)

第15条 直接関係がないと認められる文書を配布されたときは、直ちに総務課に返還する。

(執務時間外における文書の受領)

第16条 執務時間外に到着した文書の受領は、日直員が行うものとする。

2 日直員は、その勤務中に受領した文書を総務課長に引き継ぐまで保管しなければならない。ただし、電報その他緊急と認められる文書は、直ちに主管課長又は名あて人に連絡するものとする。

3 日直員は、その勤務中に受領した書留その他の特殊郵便物等を日直日誌に記録しなければならない。この場合において、審査請求書については、その到着日時を明記しておくものとする。

(文書の配布時刻)

第17条 文書の配布は、原則として午前1回とし、速達その他緊急と認められる文書はその都度配布する。

(文書の配布方法)

第18条 文書の配布は、総務課において行う。

第3章 処理

(課における文書の集配)

第19条 課における文書の集配は、文書取扱者を経て行う。

(配布された文書の取扱い)

第20条 文書取扱者は文書の配布を受けたときは、直ちにこれを閲覧し、上部余白に処理印を押印するとともに所定の欄に記入して課長に回付する。

2 課長は、文書取扱者から文書を回付されたときは、直ちにこれを閲覧し、必要に応じ上司へ供覧の上所定の欄に押印するとともに、指示事項を文書の余白に記入した上一括して主管係長に回付する。

3 主管係長は、課長から文書を回付されたときは、直ちにこれを閲覧して所定の欄に押印し、自ら処理するもののほか、担当職員に交付する。

(文書の処理方針)

第21条 文書は、即日処理する。ただし、文書の内容又は事務の性質により即日処理することができないものは、一応供覧の上できるだけ早く処理する。

2 報告又は回答などを必要とする文書で期日の指定のあるものは、その指定期日までに相手方に到着するよう考慮し、その期日までに到着することができないと認められるときは、あらかじめ相手方にその理由を述べて期日の変更又は猶予を求めておくものとする。

(文書の処理状況の記入)

第22条 文書を処理したときは、文書の余白に(完)を表示し、完結年月日を記入する。

(文書の処理状況の点検)

第23条 文書取扱者は、常にその課の処理状況を点検し、未完結文書があるときは、その事情を調査して主管係長にその処理の促進を督促する。

第4章 作成

(文書の起案等)

第24条 文書の起案、供覧及び報告は、坂東市職員の職の設置に関する規則(平成17年坂東市規則第12号)第2条第1号から第26号までの職員が行う。ただし、内容が簡易なもの又は定期的に作成されるなどで主管係長が指示するものは、それ以外の職員でもこれを行うことができる。

2 特に重要な事項を起案し、又は報告するときは、文書により行う前にあらかじめ口頭で上司及び関係者からその処理方針その他の指示を受けておくものとする。

(起案及び報告上注意すべき事項)

第25条 起案し、又は報告するときは、次に掲げる事項に注意しなければならない。

(1) 起案又は報告の目的を考えること。

(2) 事実に基づくこと。

(3) 綿密に行うこと。

(4) 論理的に行うこと。

(5) 合理的な内容であること。

(6) 報告の時期を失わないこと。

2 用語は、原則として口語体とし、漢字は努めて常用漢字を用い、文意は簡明にし、かつ、字画を明りように、字句の修正加除は朱記するものとする。

(起案用紙)

第26条 文書の起案又は報告は、起案用紙により行う。ただし、次に掲げる場合は、当該各号に定めるところによる。

(1) 内容が簡易なもの又は定期的に作成されるものなどで主管係長の指示するものは、その文書の余白を使用して起案し、又は報告することができる。

(2) 帳簿又は伝票で処理することが適当と認められるものは、それぞれ帳簿又は伝票により起案し、又は報告することができる。

(供覧)

第27条 文書の供覧は、その文書の余白を使用して行うものとする。

2 前項の供覧及び前条各号の起案又は報告については、処理印を用いて行う。

(関係文書の添付)

第28条 文書を起案し、供覧し、又は報告しようとするときは、それぞれ起案の理由その他参考となる事項を記載し、かつ、その事案の関係文書を添付する。ただし、内容の簡易なもの及び定期的に作成されるものについては、この限りでない。

(文書の訂正)

第29条 文書を訂正したときは、その箇所に訂正者が押印する。また、訂正箇所が多い場合には、文書の体裁を考えてまとめて押印する。

(文書の作成要領)

第30条 文書の作成要領については、坂東市公文書作成要綱(平成17年坂東市訓令第9号)及び坂東市公文例規程(平成17年坂東市訓令第8号)による。

(文書の審査)

第31条 文書取扱者が文書を審査するときは、次に掲げる事項に注意して行わなければならない。

(1) 形式的審査

 文書の作成要領は正しいか。

 起案文書に記載すべき事項は正しく記載されているか。

 決裁区分及び合議先は適当か。

 文書の添付又は参考事項の記載は適当か。

 様式書類に誤りはないか。

 文書のつづり方は適当か。

(2) 内容審査

 法制的な観点からその内容、処理、手続及び形式が法規にあっているか。

 行政的な観点から公益、裁量、対外影響及び慣例の点はどうか。

(広報事項の連絡)

第32条 文書取扱者は、その事務について常に市民に広報する事項に注意し、その必要があると認められるときは文書の上部余白に「市広報掲載」、「市旬報掲載」と朱記し、広報主管課に連絡する。

(公布又は令達)

第33条 公布又は令達を必要とするものは、次に掲げるとおりとする。

(1) 条例

(2) 規則

(3) 告示

(4) 公告

(5) 指令

(6) 訓令

2 公布又は令達を必要とする場合は、その原議を提示するとともに浄書文書を提出し、総務課において公布令達簿に記載して行う。ただし、指令については、主管課において指令簿に記載して行う。

3 公布令達簿は、その種類ごとに作成し、公布又は令達の番号はその種類ごとに一連とする。

第5章 決裁及び合議

(決裁)

第34条 文書は、すべて決裁を受けたものでなければ執行できない。

(決裁区分)

第35条 起案用紙には、その内容により次に掲げる決裁区分を表示する。

(1) 甲 市長の決裁を受けるもの

(2) 乙 副市長の専決ですむもの

(3) 丙 部長の専決ですむもの

(4) 丁 課長の専決ですむもの

(決裁の種類)

第36条 決裁の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 承認 起案事項について全面的に同意し承認するもの

(2) 条件付承認 起案事項について同意し承認するが、その前提として意見又は条件を満たすことが必要なもの

(3) 不承認 起案事項を全面的に承認しないもの

(合議)

第37条 文書の内容が他の部課に関係するものは、それぞれ関係部課に合議しなければならない。

(決裁及び合議の順序)

第38条 文書は、次に掲げる順序に従って決裁を受ける。

(1) 同一部内の他の課に関係するものは、主管課長の決裁を経たのち他の課に合議する。

(2) 他の部課に関係あるものは、主管部長の決裁を経たのち他の部課に合議する。

(合議を受けた文書の取扱い)

第39条 合議を受けた部長及び課長は、直ちにその関係書類を検討し、これを承認するときは、所定の欄に押印し、条件付承認又は不承認のときは、その旨を所定の欄に朱記するとともに理由を記載し、その場所に押印する。

2 合議を必要とする文書について不承認又は意見若しくは条件のある場合において、関係者の間で協議してもなお意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の決裁を受ける。

3 特に重要かつ必要と認められる文書は、関係部課が参集して合議する。

(総務課長に合議すべき文書)

第40条 次に掲げる文書は、必ず総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則その他公布若しくは令達(指令を除く。)を必要とするもの又は例規に関するもの

(2) 市議会に提出する議案

(3) その他特に必要と認められるもの

(再回)

第41条 合議を受けた文書の結果を知ろうとするときは、起案文書の右上余白に「要再回」の表示をし、その場所に押印する。

2 起案文書の再回を求められた場合は、主管課長は決裁後その文書を回付するかその他の方法で結果を関係部課に連絡する。

3 原議の内容が起案、報告又は合議中のものと異なるとき、又は廃案若しくは保留になったときは、「要再回」の表示の有無にかかわらず、関係部課に対して前項に定める手続をとるものとする。

(後閲)

第42条 緊急やむを得ない文書について、決裁権者が不在のため決裁できないときは、別に定めるところにより代決した後速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(秘密文書の取扱い)

第43条 秘密を要する文書は、次に掲げる基準に従い、「秘」又は「庁外秘」と朱記して起案者自ら持ち回るか、又は書類袋に入れるなどの方法により秘密を保持しなければならない。

(1) 秘 庁内、庁外を問わず直接関係者以外の者に対して秘密を要するもの

(2) 庁外秘 庁外に対して秘密を要するもの

2 秘密文書としての取扱いを必要としなくなったときは、その表示を取り消し、他の文書と同じ取扱いとする。

(持ち回るべき文書)

第44条 前条に定める文書のほか、重要若しくは緊急を要する文書又は特別な理由のある文書は、起案者又は関係者が自ら持ち回ってその要旨を説明して決裁を受ける。

第6章 浄書及び発送

(浄書)

第45条 文書の浄書は、各課において行う。

2 文書は、決裁を終了したものでなければ浄書できない。

3 浄書した文書は、必ず原議と校合しなければならない。この場合において、起案用紙の所定の欄に校合した者が押印する。

(文書の控)

第46条 浄書した文書は、特に必要と認められるもののほか、控えをとらない。

(公印及び契印)

第47条 発送文書には、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印を省略することができる。

(1) 通知、依頼等で印刷した同文の文書

(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(3) 職員のみを構成員とする会議の通知、本庁の各課又は出先機関に対する事務連絡等の軽易な文書

(4) 前3号のほか、公印及び契印を必要としない軽易な文書

2 公印は、課専用印を有する課以外は総務課長が、課専用印を有する課においては主管課長が押印する。この場合において、浄書した文書が原議と相違しないことを確認しなければならない。

3 許可書、認可書、契約書等権利の得失変更に関係がある文書が2枚以上にわたるときは割印、訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。

4 契印は、原議の上に発送する文書を重ねて、文書の上部余白中央に押印する。

5 控えをとった文書は、前項の規定にかかわらず控えと契印する。

(発送文書番号)

第48条 発送文書には、文書番号を付けるものとする。ただし、必要ないと認められるものについては、この限りでない。

2 前項の発送文書番号は、文書発送簿による一連の番号を各課において付番する。その番号は、毎年4月1日をもって更新する。

3 発送文書の記号は、「坂」の次に主管部課の頭文字を配置する。ただし、主管部課の頭文字が他の部課の頭文字と区別し難いときは、そのほかに明らかに区別できる文字を配置する。

(文書の日付)

第49条 発送文書の日付は、発送の日とする。

(経由文書の取扱い)

第50条 監督官公署、その他に対する願い、届出書等で単に経由にとどまるものは、文書経由簿に登載し、経由印を押して進達しなければならない。ただし、別に副申を要するものについては、普通文書の処理方法によらなければならない。

2 文書の経由は、主管課において行う。

(発信者及びあて名先)

第51条 文書の発信者及びあて名先は、職名のほかに氏名を記載する。ただし、庁内を往復する文書又は簡易な文書は、氏名を省略するものとする。

(文書の発送)

第52条 文書の発送は、各課で直接発送する必要のあるものを除き、郵送若しくは運送便又は使送によるものとし、総務課で行う。

(1) 郵送する文書は、原則として料金後納制度による。

(2) 郵便切手又は郵便はがきを使用したときは、その使用状況を郵便切手等受払簿に記載する。

2 電子文書の発送については、別に定める。

(発送する文書の提出時限)

第53条 発送する文書は、執務時間終了1時間前までに総務課に提出しなければならない。

(文書の封かん)

第54条 封筒又ははがきのあて先の記載、封かんは、各課において行う。

第7章 整理、保管及び保存

(文書整理の原則)

第55条 文書は、文書管理システムにより整理、保管及び保存する。

2 文書の保管単位は、課とする。

3 文書管理システムの運用は、別に定める。

(ファイル基準表の作成)

第56条 各課長は、文書管理システムによる系統的な文書管理をするために、ファイル基準表(様式第11号)を作成しなければならない。

(文書の保存期間等)

第57条 文書の保存期間は、法令等に定めがあるものを除き、永年、10年、7年、5年、3年及び1年の区分とする。

2 各課長は、当該年度に発生した文書を精査し、保存する必要がある文書と保存する必要のない文書を選別する。

3 各課長は、前項に規定する保存する必要がある文書について、別に定める方法により保存箱に収納し、文書保存リスト(様式第12号)を作成しなければならない。

(文書の保存基準)

第58条 前条に規定する文書の保存期間の区分の基準は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

附 則(平成19年訓令第11号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第37号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第46号)

この訓令は、平成19年12月28日から施行する。

附 則(平成23年訓令第4号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第6号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第16号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

附 則(平成30年訓令第3号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和3年訓令第6号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和3年訓令第9号)

1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際、改正前の訓令に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

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坂東市文書管理規程

平成17年3月22日 訓令第6号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月22日 訓令第6号
平成19年3月16日 訓令第11号
平成19年9月21日 訓令第37号
平成19年12月26日 訓令第46号
平成23年3月30日 訓令第4号
平成25年3月31日 訓令第6号
平成28年3月30日 訓令第16号
平成30年3月26日 訓令第3号
令和3年3月22日 訓令第6号
令和3年3月31日 訓令第9号