○坂東市例規サーバー運用管理要領
平成17年3月22日
訓令第14号
第1 趣旨
この訓令は、市職員(以下「職員」という。)の職務上の利便を図り、市政の運営を円滑にするため、例規サーバー(以下「サーバー」という。)において坂東市例規システム及び現行法令システム(以下「例規類」という。)の運用並びに職員が職務上作成し、又は取得した文書データを記録し、データの漏えい、消去、損傷及び不正アクセスによるデータの改ざん等の防止をするための一括管理に関し必要な事項を定めるものとする。
第2 定義
この訓令における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 坂東市例規システム データベース化された坂東市例規集の検索機能、新旧対照表作成、例規内及び法令へのリンク機能をいう。
(2) 現行法令システム データベース化された法律、政令及び省令の用語検索、他法令及び坂東市例規システムへのリンク機能をいう。
(3) パソコン 坂東市パーソナルコンピュータ等運用管理要領(平成17年坂東市訓令第16号)第3条各号に規定するパソコンを総称していう。
(4) 文書 前号に規定するパソコンで、職員が職務上作成し、又は取得した文書類をいう。
(5) 文書フォルダー 坂東市行政組織規則(平成17年坂東市規則第2号)第2条別表第1に定める課、会計課、坂東市水道事業及び下水道事業管理規程(令和2年坂東市上下水道事業管理規程第1号)第2条第1項に定める課、坂東市教育委員会事務局組織規則(平成17年坂東市教育委員会規則第6号)第3条第1項の表に定める課、教育委員会の所管に属する学校その他の教育機関並びに選挙管理委員会、監査委員、農業委員会及び市議会の各事務局単位のフォルダーをいう。
(6) 総括責任者 文書主管課長をいう。
第3 例規類の収録
1 坂東市例規システムには、市の条例、規則、訓令その他事務執行に必要な例規及びこれらの例規内において引用する法律、政令、省令その他の規則を収録する。
2 現行法令システムには、現行のすべての法律、政令、省令及び最高裁判所規則、人事院規則その他の行政委員会規則を収録する。
第4 収録改廃の通知
各課長等は、その所管事務について坂東市例規システムに収録の必要を認めるもの又は改廃する必要があると認めるものがある場合は、これを総括責任者に通知しなければならない。
第5 例規類の更新
例規類のデータ更新は、年4回行うものとする。
第6 例規類の配信
例規類は、ローカルエリアネットワークシステムにより各課等に配信するものとする。
第7 文書フォルダー
1 職員は、文書をサーバー内の文書フォルダーに記録する。ただし、記録することが困難なものについては、この限りでない。
2 文書フォルダーの階層は、次の4階層までとする。
(1) 第1階層 全庁共有、特別職等、部長等、課等
(2) 第2階層 課内共通、課長、室及び係
(3) 第3階層 文書分類
ア 前号の階層の下位に文書分類フォルダーを作成する。
イ フォルダー名は、簡潔で明りょうなものとし、職員の個人名は、使用しないものとする。
(4) 第4階層 年度
ア 年度 具体的な年度をフォルダー名とする。
イ 前号の階層の下位に年度フォルダーを作成し、それ以下の階層にはフォルダーを作成しないものとする。
第8 文書管理
各課等において職員は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 職員は、所属する課内のフォルダーはすべて開くことができるものとする。
(2) 職員は、会計年度の終了により文書データが完結した場合は、要否を判断し、不要なものは削除し、年度の階層を整理しなければならない。
(3) 職員は、文書を記録する場合、データの消去、改ざん等を防止するため必要に応じ、データの保護に努めるものとする。特に、個人情報の取扱いは、慎重に行うものとする。
第9 障害時の対応
サーバーに障害が発生した場合は、総括責任者が対応する。
附則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成20年訓令第12号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第15号)
この訓令は、平成21年9月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第4号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第19号)
この訓令は、子ども・子育て支援法及び就学前の子どもに関する教育、保育等の総合的な提供の推進に関する法律の一部を改正する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成24年法律第67号)の施行の日(平成27年4月1日)から施行する。
附則(平成28年訓令第7号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第9号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。