○坂東市文書保存に関する要綱
平成20年11月20日
訓令第20号
(目的)
第1条 この訓令は、坂東市文書管理規程(平成17年坂東市訓令第6号。以下「文書規程」という。)第58条の規定に基づき、坂東市の文書保存に関し基準を定めることを目的とする。
(保存基準)
第2条 文書の保存期間は、次のとおりとする。ただし、法令等で保存期間、時効等が定められているものは、この限りでない。
(1) 各課共通文書は、別表第1に定めるところによる。ただし、当該文書を主管課(所属職員が文書を作成し、又は取得したものを所管する課をいう。以下同じ。)として保存する場合は除く。
(2) 一般文書については、別表第2に定める基準に基づき主管課長が定めるものとする。この場合において、永年保存の文書は、主管課長が10年ごとにその内容を見直し、保存期間を検討するものとする。
(保存期間の起算)
第3条 文書規程に定める保存期間の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。
2 暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存期間の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日とする。
(未完結文書の整理及び保管)
第4条 未完結文書は、未処理フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち未処理フォルダーに入れて整理し、保管することが適切でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。
(完結文書の区分)
第5条 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することができないものは、暦年ごとに区分するものとする。
2 4月1日から5月31日までの間(出納整理期間をいう。)において施行する文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分しなければならない。
3 完結文書のうち、会計年度ごと又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。
(完結文書の保管)
第6条 前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主管課において保管(以下「保管文書」という。)するものとする。
(1) 前会計年度及び前年の完結文書
(2) 現会計年度及び現年の完結文書
(完結文書の保存)
第7条 前条に規定する完結文書以外の完結文書(2年以上前の文書をいう。)は、毎会計年度当初に文書庫に収納し、保存するものとする。
2 主管課長は、文書保存リストを作成し、総務課に提出しなければならない。
3 保存すべき文書のうち使用頻度の高いものについては、長期継続保管として主管課長が保管することができるものとする。
(保管文書の借用)
第8条 主管課で保管している文書を借用しようとする職員は、文書借用届(別記様式)により主管課長にその旨を申し出なければならない。ただし、簡易なものはこの限りでない。
2 主管課長は、前項の申出が事務に支障を及ぼさないと認めるときは、貸し出すものとする。
(保存文書の管理)
第9条 文書庫で保存する完結文書(以下「保存文書」という。)は、総務課長が総括管理し、主管課長がそれぞれ所管する文書を個別に適正管理するものとする。
(保存文書の閲覧)
第10条 保存文書中、当該主管課管理以外の文書を閲覧しようとする職員は、閲覧しようとする文書を管理する主管課長に申し出て、承認を得るものとする。
(保存文書の借用)
第11条 保存文書中、当該主管課管理以外の文書を借用しようとする職員は、文書借用届(別記様式)に所要事項を記入し、借用しようとする文書を管理する主管課長に申し出て、承認を得なければならない。
2 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。
3 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ文書を管理する主管課長の承認を受けなければならない。
(保管文書の廃棄)
第12条 保管文書が保存期間を経過したときは、当該文書を主管課長が調整の上、廃棄決定するものとする。
(保存文書の廃棄)
第13条 保存文書が保存期間を経過したときは、当該文書を主管課長が調査の上、廃棄決定するものとし、文書保存リストの廃棄承認印欄に主管課長が押印の上、総務課長あてに提出するものとする。ただし、市史の貴重な資料と認められるものについては、この限りでない。
2 前項の廃棄文書において、保存期間を延長する必要が生じたものについては、総務課長に申し出るものとする。
3 主管課において保管しているもので保存期間が経過したものは、主管課長がその文書の廃棄を決定するものとする。
(その他)
第14条 この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第22―2号)
(施行期日)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第7号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表第1(第2条関係)
共通文書基準表
| 大分類 | 各課共通文書 | 保存期間基準年数 | 内容・取扱 | ||
事務室 | 書庫 | 計 | ||||
1 | 課内庶務 | 庶務文書 | 1 |
| 1 | 各課からの連絡、回覧等 |
補助金 | 1 | 4 | 5 | 申請書、実績報告書等 | ||
備品管理台帳 | AR |
| AR |
| ||
ファイル基準表 | 1 |
| 1 |
| ||
文書保存リスト | AR |
| AR |
| ||
証明申請・交付簿 | 1 | 2 | 3 |
| ||
給与支給明細・異動通知 | 1 |
| 1 |
| ||
非常勤職員 | 1 | 2 | 3 | 雇用協議 | ||
ハイウェイカード使用簿 | 1 |
| 1 |
| ||
消耗品払出通知書 | 1 |
| 1 |
| ||
2 | 契約 | 契約書 | 1 | 4 | 5 | 契約内容で7年、10年に |
|
|
|
|
| ||
3 | 条例／規則 | 行政手続制度 | AR |
| AR |
|
情報公開・個人情報保護制度 | AR |
| AR |
| ||
パブリック・コメント制度 | AR |
| AR |
| ||
4 | 広報 | 広報ばんどう | 1 |
| 1 | 「森からの手紙」を含む。 |
お知らせ版 | 1 |
| 1 |
| ||
5 | 計画 | 総合振興計画 | AR |
| AR |
|
防災計画 | AR |
| AR | 基本計画を含む。 | ||
実施計画 | 1 |
| 1 |
| ||
6 | 庁内会議 | 庁議 | 1 |
| 1 |
|
課長会議 | 1 |
| 1 |
| ||
福利厚生 | 1 |
| 1 | 共済会、共済組合等 | ||
事務連絡委員会 | 1 |
| 1 |
| ||
各プロジェクト | T1 |
| T1 | 案件終了後事案によって年数を設定 | ||
7 | 組織 | 文書発送簿 | 1 | 2 | 3 |
|
文書経由簿 | 1 | 2 | 3 |
| ||
事務引継書 | AR |
| AR |
| ||
年次休暇簿 | 1 | 2 | 3 |
| ||
旅行命令簿 | 1 | 2 | 3 |
| ||
旅費請求書 | 1 |
| 1 |
| ||
時間外勤務命令簿 | 1 | 2 | 3 |
| ||
時間外勤務報告書 | 1 |
| 1 |
| ||
週休日の振替簿 | 1 | 2 | 3 |
| ||
8 | 予算／決算 | 定期監査資料 | 1 |
| 1 |
|
支出決議票 | 1 | 4 | 5 |
| ||
精算決議票 | 1 | 4 | 5 |
| ||
当初予算積算資料 | 1 |
| 1 |
| ||
配当申請書 | 1 |
| 1 |
| ||
補正予算積算資料 | 1 |
| 1 |
| ||
予算執行計画 | 1 |
| 1 |
| ||
決算関連文書 | 1 |
| 1 |
| ||
9 | 議会 | 議案書 | 1 |
| 1 |
|
坂東市議会だより | 1 |
| 1 |
| ||
会議記録 | 1 |
| 1 |
| ||
議会答弁資料 | AR |
| AR |
| ||
委員会資料 | AR |
| AR |
| ||
10 | 市町村合併 | 非原本文書 | 1 |
| 1 |
|
原本文書 | 1 | P | P |
| ||
備考
1 「AR」とは、年1回見直しをいい、事務室に常備するもので保存期間の起算日が別に定められる文書をいう。
2 「T1」とは、案件終了後保存期間の起算日を定め1年保管する文書をいう。
3 「P」とは、永年保存をいう。
別表第2(第2条関係)
一般文書基準表
1 永年保存
(1) 条例、規則、訓令その他の規程の制定及び改廃に関する文書
(2) 告示及び公告に関する文書
(3) 市議会への議案提出に関する文書、会議録及び会議結果報告書
(4) 財政主管課が整理する予算の調製に関する文書
(5) 会計管理者が整理する決算の調製に関する文書
(6) 行政委員会の委員(教育委員会にあっては、教育長及び委員)及び附属機関の委員の任免に関する文書
(7) 職員の任免、賞罰等の人事管理の基本に関する文書及び履歴書
(8) 表彰及び褒章に関する文書で将来の例証となるもの
(9) 不服申立て、訴訟、和解等に関する文書
(10) 原簿、台帳、図面、建物竣工図面等で特に重要なもの
(11) 契約書、覚書、協定書等で次に掲げるもの
ア 議会の議決に付したもの
イ 地方自治法(昭和22年法律第67号)に規定する重要な事務の委任又は補助執行に関する文書
ウ 法律関係が10年を超えるもの
エ 重要な不動産の契約に関するもの
(12) 市有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書
(13) 市の廃置分合、境界変更、字の名称及び区域の変更に関する文書
(14) 決算を終えた工事の設計書、工事命令書及び検査復命書
(15) 市の沿革及び市史の資料となる文書で特に重要なもの
(16) 諮問、答申等に関する文書
(17) 市長及び副市長の事務引継に関する文書
(18) 市が執行する事務事業の基本方針並びに計画の策定、変更及び廃止に関する文書
(19) 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で次に掲げるもの
ア 法律関係が10年を超えるもの
イ 市民生活又は市政に重要な影響を及ぼすもの
(20) 年金、退職手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する文書
(21) 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要な文書
(22) 文書廃棄リスト
(23) 前各号に掲げるもののほか、永年保存する必要があると認められる文書
2 10年保存以下
(1) 国及び県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書 10年
(2) 課税台帳、財産台帳、工事台帳等の管理に要する帳票 10年
(3) 監査に関する文書 10年
(4) 市議会に関する文書で重要なもの 10年
(5) 請願及び陳情等に関する文書 10年
(6) 附属機関、職員以外の者を構成員とする委員会及び協議会等に関する文書
ア 会議録 10年
イ 諮問及び答申で1の第16号以外のもの 10年
(7) 次の文書(1の第19号に係るものを除く。)は、市長及び副市長の決定事案に関するものは永年又は10年、部長決定事案に関するものは5年、課長決定事案に関するものは3年
ア 許可、認可その他の行政処分に関する文書
イ 昇給、昇格、異動その他の人事に関する文書
ウ 申請、照会、調査、回答、報告等に関する文書
(8) 会計事務に関する帳簿で基本となるもの(歳入簿、歳出簿、徴収簿等)は10年、その他のものは5年
(9) 物品会計事務に関する帳簿 5年
(10) 市税その他公課に関する文書 7年
(11) 官報、県報 3年
(12) 前各号に掲げるもののほか、10年、7年、5年、3年、1年保存する必要があると認められる文書
