(目的)

第1条　この訓令は、文書の収受、配布、浄書、発送、編さん、保存その他文書の取扱いに必要な基準を定め、その適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(適用)

第2条　文書の取扱いについては、別に定めのあるものを除き、この訓令の定めるところによる。ただし、緊急のためこの訓令によることができないときは、適切な処置をとり、事後この訓令の定める手続をとらなければならない。

(用語の定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第4条　事案の処理は、文書により行う。なお、次に掲げる場合は、事後直ちに文書にまとめて処理しなければならない。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長が行う職務は、次に掲げるとおりとする。

(課長の職務)

第6条　各課長は、常に課における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱者)

第7条　文書事務を円滑適正に行わせるため、各課に文書取扱者を置き、庶務担当係長の職にある者をこれに充てる。ただし、庶務担当係長が欠けている場合は、課長が指定する者をこれに充てる。

(文書取扱者の職務)

第8条　文書取扱者は、その課における文書事務が第4条の定めるところにより適切に行われるよう常に留意し、その円滑な処理に努めるとともに、次に掲げる事務を行うものとする。

(文書の取扱いに必要な帳票その他の様式)

第9条　この訓令に定める文書の取扱いに必要な帳票その他の様式は、次に掲げるとおりとする。

(文書の収受及び配布)

第10条　市に到着した文書及び物品は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において収受し、次によって処理しなければならない。

(口頭及び電話によるものの受付)

第11条　口頭又は電話により通知若しくは照会があったときは、各課において速やかに処理する。

(各課で直接受領した文書の取扱い)

第12条　出張先又は会議などで、各課が直接受領した文書は、直ちに総務課に回付し、第10条の手続をとらなければならない。

(収受の特例)

第13条　定例的な届出、申請書又は一時的に多数を収受する文書については、第10条の規定にかかわらず、直接主管課で収受することができる。

(2課以上に関係する文書の配布)

第14条　文書の内容が2課以上に関係するものは、その関係の深い課に配布する。

(直接関係のない文書の返還)

第15条　直接関係がないと認められる文書を配布されたときは、直ちに総務課に返還する。

(執務時間外における文書の受領)

第16条　執務時間外に到着した文書の受領は、日直員が行うものとする。

(文書の配布時刻)

第17条　文書の配布は、原則として午前1回とし、速達その他緊急と認められる文書はその都度配布する。

(文書の配布方法)

第18条　文書の配布は、総務課において行う。

(課における文書の集配)

第19条　課における文書の集配は、文書取扱者を経て行う。

(配布された文書の取扱い)

第20条　文書取扱者は文書の配布を受けたときは、直ちにこれを閲覧し、上部余白に処理印を押印するとともに所定の欄に記入して課長に回付する。

(文書の処理方針)

第21条　文書は、即日処理する。ただし、文書の内容又は事務の性質により即日処理することができないものは、一応供覧の上できるだけ早く処理する。

(文書の処理状況の記入)

第22条　文書を処理したときは、文書の余白に(完)を表示し、完結年月日を記入する。

(文書の処理状況の点検)

第23条　文書取扱者は、常にその課の処理状況を点検し、未完結文書があるときは、その事情を調査して主管係長にその処理の促進を督促する。

(文書の起案等)

第24条　文書の起案、供覧及び報告は、坂東市職員の職の設置に関する規則(平成17年坂東市規則第12号)第2条第1号から第26号までの職員が行う。ただし、内容が簡易なもの又は定期的に作成されるなどで主管係長が指示するものは、それ以外の職員でもこれを行うことができる。

(起案及び報告上注意すべき事項)

第25条　起案し、又は報告するときは、次に掲げる事項に注意しなければならない。

(起案用紙)

第26条　文書の起案又は報告は、起案用紙により行う。ただし、次に掲げる場合は、当該各号に定めるところによる。

(供覧)

第27条　文書の供覧は、その文書の余白を使用して行うものとする。

(関係文書の添付)

第28条　文書を起案し、供覧し、又は報告しようとするときは、それぞれ起案の理由その他参考となる事項を記載し、かつ、その事案の関係文書を添付する。ただし、内容の簡易なもの及び定期的に作成されるものについては、この限りでない。

(文書の訂正)

第29条　文書を訂正したときは、その箇所に訂正者が押印する。また、訂正箇所が多い場合には、文書の体裁を考えてまとめて押印する。

(文書の作成要領)

第30条　文書の作成要領については、坂東市公文書作成要綱(平成17年坂東市訓令第9号)及び坂東市公文例規程(平成17年坂東市訓令第8号)による。

(文書の審査)

第31条　文書取扱者が文書を審査するときは、次に掲げる事項に注意して行わなければならない。

(広報事項の連絡)

第32条　文書取扱者は、その事務について常に市民に広報する事項に注意し、その必要があると認められるときは文書の上部余白に「市広報掲載」、「市旬報掲載」と朱記し、広報主管課に連絡する。

(公布又は令達)

第33条　公布又は令達を必要とするものは、次に掲げるとおりとする。

(決裁)

第34条　文書は、すべて決裁を受けたものでなければ執行できない。

(決裁区分)

第35条　起案用紙には、その内容により次に掲げる決裁区分を表示する。

(決裁の種類)

第36条　決裁の種類は、次に掲げるとおりとする。

(合議)

第37条　文書の内容が他の部課に関係するものは、それぞれ関係部課に合議しなければならない。

(決裁及び合議の順序)

第38条　文書は、次に掲げる順序に従って決裁を受ける。

(合議を受けた文書の取扱い)

第39条　合議を受けた部長及び課長は、直ちにその関係書類を検討し、これを承認するときは、所定の欄に押印し、条件付承認又は不承認のときは、その旨を所定の欄に朱記するとともに理由を記載し、その場所に押印する。

(総務課長に合議すべき文書)

第40条　次に掲げる文書は、必ず総務課長に合議しなければならない。

(再回)

第41条　合議を受けた文書の結果を知ろうとするときは、起案文書の右上余白に「要再回」の表示をし、その場所に押印する。

(後閲)

第42条　緊急やむを得ない文書について、決裁権者が不在のため決裁できないときは、別に定めるところにより代決した後速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(秘密文書の取扱い)

第43条　秘密を要する文書は、次に掲げる基準に従い、「秘」又は「庁外秘」と朱記して起案者自ら持ち回るか、又は書類袋に入れるなどの方法により秘密を保持しなければならない。

(持ち回るべき文書)

第44条　前条に定める文書のほか、重要若しくは緊急を要する文書又は特別な理由のある文書は、起案者又は関係者が自ら持ち回ってその要旨を説明して決裁を受ける。

(浄書)

第45条　文書の浄書は、各課において行う。

(文書の控)

第46条　浄書した文書は、特に必要と認められるもののほか、控えをとらない。

(公印及び契印)

第47条　発送文書には、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印を省略することができる。

(発送文書番号)

第48条　発送文書には、文書番号を付けるものとする。ただし、必要ないと認められるものについては、この限りでない。

(文書の日付)

第49条　発送文書の日付は、発送の日とする。

(経由文書の取扱い)

第50条　監督官公署、その他に対する願い、届出書等で単に経由にとどまるものは、文書経由簿に登載し、経由印を押して進達しなければならない。ただし、別に副申を要するものについては、普通文書の処理方法によらなければならない。

(発信者及びあて名先)

第51条　文書の発信者及びあて名先は、職名のほかに氏名を記載する。ただし、庁内を往復する文書又は簡易な文書は、氏名を省略するものとする。

(文書の発送)

第52条　文書の発送は、各課で直接発送する必要のあるものを除き、郵送若しくは運送便又は使送によるものとし、総務課で行う。

(発送する文書の提出時限)

第53条　発送する文書は、執務時間終了1時間前までに総務課に提出しなければならない。

(文書の封かん)

第54条　封筒又ははがきのあて先の記載、封かんは、各課において行う。

(文書整理の原則)

第55条　文書は、文書管理システムにより整理、保管及び保存する。

(ファイル基準表の作成)

第56条　各課長は、文書管理システムによる系統的な文書管理をするために、ファイル基準表(様式第11号)を作成しなければならない。

(文書の保存期間等)

第57条　文書の保存期間は、法令等に定めがあるものを除き、永年、10年、7年、5年、3年及び1年の区分とする。

(文書の保存基準)

第58条　前条に規定する文書の保存期間の区分の基準は、別に定める。